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ゲームジャムなどを開催するまでにやったことまとめ
Published 13 days ago
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2015年末から2017年頭にかけて、ぼくは愛媛で HimeUni という Unity 勉強会の代表をしていました。また、その延長でいくつか Unity を使うイベントを開きました。
Unity の技術的な記事は沢山あるのですが、イベント開催の方法みたいなのは現時点で見たことがないので実際にやったことなどをまとめてみました。
今回は全行程をまとめると長すぎるので、事前準備に絞ってまとめていますが、経験上ここができれば大抵なんとかなります。

読んでほしい人

  • 愛媛等に住んでいてUnityの勉強会を開きたいけどどうすればいいかわからない人 / 開きたいわけではないけどどんな感じか知りたい人
  • ゲームジャムなどのイベント開催までにすることを知りたい人

HimeUniについて

  • 愛媛でUnityのイベントを中心に活動してい勉強会(2017年夏以降、活動停止中)
  • イベント参加者は5〜15名程度の小規模グループ
  • 2015年11月発足

愛媛について

  • 県庁所在地松山から離れるにつれ急速に田舎になっていくよくある感じの県
  • ITの普及とかを熱心にやっている訳ではない
  • みかん

筆者の状況について

  • 勉強会を始めた時は仕事を辞めた直後で時間があった
  • ゲームジャムなどを初めてした時は時間に融通のきく仕事をしていて時間があった
  • 勉強会を始めた時は23歳。当時勉強会・イベント運営経験はなし。ゲームジャム参加経験も特になし(後で少し触れますが、若いのはバッドステータスになることが割とある、という意味で明記しておきます)
大きめのイベントを初めてやる時は、自分の裁量である程度平日でも時間を自由に使える立場(フリーランス、学生など)と、1人でもイベントをやり切るだけのやる気(こちらの方が重要)があると良いです。平日時間がないなら、多めに土日を削ることになるでしょう…。
イベントやりたいな、やってほしいなということは日々全国各地で誰かが言っていると思いますが、あると良いなー、で終わることが多いのではないでしょうか。それはおそらく他の人がやると言えば手伝う姿勢の方が多いからだと思います。やるので手伝ってください、くらいの勢いでいきましょう!
なお、ゲームジャムなど後に書いているものはその前段階のものができていることを前提として書いています。また、ある程度端折って書くため分からない用語等あった場合は別途検索していただけると助かります。

目次

もくもく会などの比較的軽いイベントを開くまで

  • 募集ページを作る
  • 人を集める
  • 会場を決める
  • Unity県人会議へ登録する
  • 懇親会の手配をする

講師を呼んでの勉強会などの比較的重いイベントを開くまで

  • Unityキャラバンへの応援依頼
  • 運営で打ち合わせをする
  • スケジュールを決める
  • ネット回線確保

ゲームジャムなどの結構重いイベントを開くまで

  • プレスリリースを出す
  • チラシ/ステッカー/ポスターを作る
  • 他組織への申請を行う
  • 夜間作業会場を確保する
  • 機材などの準備をする
  • チーム分けをする

もくもく会などの比較的軽いイベントを開くまで

講師などは無しで、参加者が各々の作業をもくもくと行うのがもくもく会です。 まずはもくもく会を開くまでにやった準備をまとめます。

募集ページを作る

参加者の募集ページを作ります。最初は人集め、会場決めと並行してやることになると思います。 Doorkeeper や connpass などのサービスを使うと参加者の管理がとても楽になります。使っていた Doorkeeper は現在有料になっているので、無料のものを選ぶと良いかもしれません。文面は既にある勉強会のものを参考にするといいでしょう。
例えば、 HimeUni の募集ページは下記のページにまとまっています。 ぼくは文章作成能力に自信がなかったので、他の団体の文章を参考にしたり他の運営メンバーと相談しつつ作っていました。参考にする場合もあくまで参考程度に留め、その会場の特色を文章に盛り込んだりするとより素敵な募集ページになると思います!https://himeuni.doorkeeper.jp/events/past

人を集める

何をするにしても今後より大きなイベントを開きたいのであれば、ある程度人を集めましょう。SNS等で不特定多数に呼びかける方法もアリですが、人口が少ない場所ではあまり期待はできません。
確実に参加してもらうのであれば、直接会ったことのある知り合いに呼びかけた方がいいでしょう。例えば、会社の同僚や、学校の知り合い、他の勉強会で知り合った人などなど。のんびりひっそりやっていれば人がそのうち人が増えるだろう、なんていうのは少なくとも田舎ではありえません。 むしろ少人数でやっていて時間が経つと自然消滅待ったなしです。自分から能動的に呼びかけましょう。
うちの場合最初は、勤めていた会社の同僚やインターンに来ていた学生さん、他の勉強会で知り合った方など10人ほどに参加してもらいました。

会場を決める

次に会場決めですが、いくつか気を付けることがあります。
  1. IT 系勉強会であればコンセントとネット回線が利用可能であることはほぼ必須です。それらは付いていますか?
  2. コワーキングスペースや市民会館など、会場の利用が有料の場合勉強会への参加費も有料になると思われます。 無料の方が当然参加はしやすいです。学校やオフィスの1室など、無料で使わせてもらえそうな場所はありませんか? ただし、無料で使える会場の利用には多くの場合、その会場に所属している人の協力が必要です。勉強会の参加者にそういう人がいない場合はある程度活動を続けたのちに、後述する申請作業等をして働きかけるか、知人に紹介してもらいましょう。もしくは地方の会館等もありかもしれません。
  3. 勉強会中に私語は可能ですか?もくもく会でも技術相談はできると良いので、ある程度会話はできる場所の方がいいです。
他にも、アクセスが良いか、飲食可能か、プロジェクター等の機材を借りられるかなども気をつけましょう。
うちの場合、初回は松山市民会館で参加有料(1人500円)でしたが、2回目以降は専門学校や大学の1室を借りていて無料でした。その専門学校は複数の知人からの紹介、大学は岡山の Unity 勉強会の方から紹介して頂きました。
環境は専門学校の場合回線が少し弱く、大学の場合会場内での飲食はお茶と水のみで、回線は学校のものではなく愛媛フリー Wi-Fi を使うという感じでした(大学のものは事前に申請作業が必要になるため)。また、専門学校は街の中心辺りにあるため食事・宿泊施設が近くにあり、大学は中心とは少し離れた位置にあり移動手段の路面電車は22時までしか動かないですが、宿泊に使える施設があります。後々大きいイベントを開くのであれば、こういった会場ごとの環境をメモしておくと良いでしょう。

Unity県人会議へ登録する

Unity 関係のイベントは Unity 県人会議に登録していました。登録することで、イベント情報が同サイト上に載ってイベントを探している人が来てくれる可能性があったり、ユニティ・テクノロジーズ・ジャパンの公式 Twitter アカウントから告知してもらえたりと言った利点がありました。
今だと Unity Meetup アプリからでも同様の手続きが行えるようです。

懇親会の手配

これはもくもく会においては必須ではないかもしれませんが、終了後の懇親会の手配です。うちではお酒の出る場所で行う場合は未成年は参加厳禁で、予算は3500円〜4000円という感じで決めていました。
飲み放題+コース料理などで頼んだ場合、当日キャンセルや追加ができない可能性があるのでドタキャン・当日の追加には注意しましょう。
以上がもくもく会など、比較的軽めのイベントのための事前準備です。 ほとんど外部組織が絡まないですし、1人で回せる程度の物量なので比較的楽です。

講師を呼んでの勉強会などの比較的重いイベントを開くまで

次は Unity から講師を呼んでの勉強会など、比較的重いイベントの場合です。 うちの場合、初心者向けのハンズオンやゲームジャム事前勉強会を開いたのでその時したことをまとめます。

Unityキャラバンへの応援依頼

Unity の勉強会に講師を招きたい…!という人のために、Unity キャラバンというサービスがあります。これは一定数以上の集客や必要な機材準備ができる場合、Unity の中の人に講演などの依頼ができるというすごいサービスです。
中の人を呼ぶことに意味があるかと言うと、めっちゃあります。第三者から見て、よく分からない勉強会の人が簡単なチュートリアルをなぞって行くのと中の人が同じことをするのではどちらに行きたいかというと圧倒的に後者です。同じ内容だとしても絶対後者です。実際ハンズオンを愛媛でやったらわざわざ徳島から人が来ました。
ビギナーハンズオンを開くには10人以上の集客が必要です。その人数を揃えるのは地域によっては結構大変ですが、頑張りましょう。ちなみに、今もそうなのかは分かりませんがうちは11月発足同年12月講演依頼、みたいな何の実績もない感じでしたがお願いしたら来ていただけました。大事なのは実績ではなく人数を集められるか、会場を準備できるかなのかもしれません。
応援依頼をした後は中の人と日程を決めますが、中の人は基本的に忙しいので直前では予定が合わないこともありえます。そのため申請は早め(具体的には1、2ヶ月前)にすることをお勧めします。

運営で打ち合わせをする

もくもく会などは最悪1人でも回せますが、ここからは違います。受付をしつつ会場についた参加者が正しいバージョンの Unity をインストールしているか1人でチェックする、みたいなのはまあ無理です。
そして運営が1人ではないということは予め打ち合わせをする必要があるということです。打ち合わせはどのように行いますか?直接の打ち合わせもある程度すると思いますが、大体チャット中心になると思います。 打ち合わせをするサービスとして考えられるのはSlack, Discord, Skype, ChatWork, Facebookなどです。合うものを選びましょう。

Slackの運用について

うちではSlackを使っていました。Slackでは会話の内容ごとにチャンネルという部屋を作ることができます。同じ勉強会についてでも、スケジュール、会場確保、終わった後の懇親会など複数の議題があります。
話題の混線を避ける為にそれぞれのチャンネルを作りました。例えばうちでは#study-management (勉強会全般の打ち合わせ)、#study-meshi (勉強会後の懇親会の会場決め)、#study-announce (勉強会についての告知専用)などがあります。
打ち合わせにリアルタイムで参加できないメンバーにも最低限見て欲しい告知は announce 系で行い、重要事項が流れないようにそのチャンネルでは告知以外の発言は避けるという運用をしていました。例えば、普段は忙しい専門学校の先生にはこのチャンネルの内容だけは見ていただきたいとお願いしていました。

スケジュールを決める

初めて行うタイプのイベントでは特に、受付開始から終了後の懇親会までのスケジュールと役割分担を決めましょう。
うちの場合スプレッドシートにまとめるようにしていました。参考までに、初心者向けハンズオンや愛媛ゲームジャムを開いた時のものを個人名は消して載せておきます。 分単位できっちり決める必要はありませんがパッと見て流れや準備物が掴める程度にはしておくと良いです。
Unityハンズオン in 愛媛タイムライン
愛媛ゲームジャムタイムライン

ネット回線確保

ハンズオンであればUnityをインストールしたり、プロジェクトデータを落としたりするのでネット回線は必須です。会場にネット回線がない場合は自分で用意しましょう。自分でモバイルルーターを持っているならそれを使ってもいいですが、少人数であれば1日あたり1台500円で速度制限がない(らしい)WiMax のレンタル Wi-Fi が安くおすすめです。実際には、しっかりと速度制限があったようでゲームジャムなど日を跨ぐイベントでは2日目にガッツリ遅くなっていましたので、1日レンタルで初日の分はその日のうちに返却し、2日目はまた別のを借りる、ということをすれば出費は同じで速度は維持できるかもしれません。これは書いている途中で思ったことなのでそのような手続きができるかは不明ですが。
また、会場に回線はあるけど遅い場合、講師の方とあらかじめ打ち合わせする時に必要なデータを聞いておいてUSB等に用意しておくのも有効です。
うちの場合会場の回線速度が遅いのは分かっていたのでUSBを3つほど用意しておいて、Win, Mac の Unity インストーラーとプロジェクトデータを入れておきました。ちなみに、初めての参加者は基本的に告知を数回しても Unity のインストールはしてこないものと思って備えておいた方が良いです。
以上がハンズオン等の勉強会を開くための事前準備です。
準備することは増えますが、事前準備だけなら頑張れば 1人でできます(イベント中の運営は多分無理です)。

ゲームジャムなどの結構重いイベントを開くまで

最後にゲームジャムなど、1日がかりや日を跨ぐような結構重いイベントの準備です。
ローカルイベント以外にも、GGJ 等大きいイベントのサテライト会場になることもあり得ます。そのため総じて、作業量や責任がこれまでと比べて増しましになります。

ゲームジャムに参加する

自分が開くイベントがどのようなものか知っておくことは必須と言えます。参加するとともに、どのような運営をしているのか見たり、主催者に運営方法などを聞いておきましょう。

チラシ/ステッカー/ポスターを作る

プレスリリースを出すにしても、他組織に申請を行うにしてもイベントの象徴となるポスター等はあった方がいいです。
勉強会内にデザイナーがいない場合もあるでしょう。その場合はノンデザイナーの人で頑張って作るか、他の組織にお願いすることになります。うちは岡山の Unity 勉強会に所属するデザイナーさんにお願いしたことがありました。
また、スポンサーなどがつかない場合、当然それぞれ自腹で印刷になります。ステッカーは単価もそれなりで参加者分用意すれば良いので比較的安いですが、ポスターやチラシは値段自体が高めで、量も参加者想定人数の数倍は刷らないといけないので結構高いです。

プレスリリースを出す

せっかく大きいイベントを開くならメディアに取材してもらいたいです。そのためにプレスリリースを出します。メディアに取り上げられることで参加者のモチベーション向上、団体の実績になる、認知度向上等の効果が期待できます。
うちの場合、いつも会場をお借りしていた専門学校から地元の新聞社やテレビ局などに出してもらっていました。 専門学校の先生曰く、出すのが余りに早いと他のプレスリリースに埋もれてしまい、遅いと急な話になる為来てもらえないことから1週間くらい前に送るのが良いそうです。 あと、時間指定をしていない場合プレスの人はイベントの最初に来ることが多いみたいです。ゲームジャムで言うとアイデア出しをしている割と地味な時間帯です。それを避ける為にタイムラインを載せておいてこの時間がオススメ、ということは書いておいた方がいいでしょう(愛媛ゲームジャムではそこで失敗しました) こちらもほぼ原文そのままのプレスリリースを載せておきます。
愛媛ゲームジャムプレスリリース
ちなみに、ぼくにとってこの工程はとても重要な意味を持っていました。
ぼくは Unity に出会ったことで人生が変わっていて、 Unity に関わる職に就くかはともかく「そういう選択肢もある」ということを普段プログラムに全く関わらない人にも知ってほしいという意識も持って勉強会を初めていました。しかし、その人たちほどそもそも存在を知らないので SNS 等で情報を拾ってもらうのは望み薄でした。そのような人たちにはテレビや新聞等のメディアで勉強会の存在を知ってもらうのが一番良い方法と考えていたのです。

夜間作業会場を確保する

2日間かけて行うイベントの場合、オフィスの1室を借りられれば泊まり込みでの作業ができるかもしれませんが、学校などを借りる場合は会場にもよりますが夜間は基本的に閉場するものと考えましょう。
そのため、夜間作業会場を用意する必要がありますが、夜間ずっと使えてインフラが整っており、利用料を抑えられる場所というのはなかなかないはずです。夜間は閉場としてホテルなどで各々作業、とした方がいいかもしれません。
うちの場合、有難いことに会場近くのコワーキングスペースを募集ページにバナーを載せるという条件で無料で(!)お借りできていました。

機材などの準備をする

グローバルゲームジャムや福島ゲームジャムなど、世界規模のゲームジャムに参加する場合、作業の様子や成果発表を中継することがあります。プロジェクターに加えてWEBカメラやスピーカーなどを用意しておきましょう。PC付属のスピーカーでは全く聞こえない可能性もあるので、会場全体に聞こえるものを用意すると良いです。中継専用のPCもあった方がよいです。また、どのサービスで中継するかは事前に知らされるはずですので、そのサービスを事前に使っておきましょう。

他組織への申請を行う

他の組織に何らかの形で協力依頼をすることがあるかもしれません。うちの場合、愛媛ゲームジャム時にゆるキャラの バリィさん や みきゃん を使わせてもらいました。
この場合、利益が絡まず一時的な貸し出しのため比較的ハードルは低かったはずです。それでもいくつかやることはあったので確認していきます。

ホームページの作成

まずホームページを作りました。
うちの場合、岡山の勉強会の方に勧めてもらって Jimdo を使っていました。理由はページにJSを仕込んでURLを弄れるからです。これは必須ではありません。当時あったホームページサービスだと、弄らなければページ名 = URLとなり、URLが日本語だとちょっとかっこ悪く感じる、くらいの事情です。 https://himeuni.jimdo.com/
また、ホームページに活動記録を残しておけば定期的に活動している組織ということが対外的にも示せます。こちらが申請時には重要になります。

団体規約

自分たちが何者であるか、その説明を客観的にするために必要なのが団体規約です。 団体加入の条件は何か、役員は誰か、というようなことをまとめます。 まとめたものは個人情報を除いた上でホームページに載せておき、誰でも見られるようにしておきます。
HimeUni団体規約
団体通帳の作成時など、必要に応じて提出できるように、個人情報入りの方も大事に保管しておきましょう。

団体通帳

結局うちでは活躍しませんでしたが、お金のやり取りをする場合に必要な団体用の通帳を作りました。
例えばあるイベントにスポンサーがついて支援金を得られたとして、それを個人の口座でやり取りしてしまうとどこまでが個人のお金でどこまでが団体のお金なのかがあやふやになってしまいます。
団体用の通帳を作っておけば、その団体はお金の管理はしっかりしている、ということの証明になる訳です。
それに加えて団体用の印鑑もあるとなお良いです。
以上、団体通帳以外の資料をバリィさんの場合はそれぞれの資料のURLをメールに載せ、みきゃんの場合は紙媒体での審査だったのでそれらを印刷して提出しました。
バリィさんは会社が版権を持っているキャラクターで商品で使う場合一定の使用料がかかります。前例がないということもあってか、金銭が発生しないイベントとはいえ何回かやり取りが発生しました。 みきゃんは愛媛県が版権を持っているキャラクターで、商品などに使う場合も料金は発生しません。県庁に直接行く必要はありましたが、スムーズに許可が取れました。
一方で、メールを送っても返事が帰ってこなかったキャラクターもいたりと、版権元にも違いがあり面白かったです。
また、事前準備からは外れますが、どのようにキャラクターを使用したかを報告する必要があったため、その資料も後日作成・提出しました。
MIKAN OS 概要資料
以上が他組織への申請時にしたことです。
他にも、専門学校などのある程度カッチリした外部組織を知り合いのツテ等に頼らず巻き込むならプレゼン資料の作成や営業が必要になるでしょう。相手が企業であれば、その協力をすることで先方にどんな利益が生まれるのか説明するべきです。例えば、専門学校であればUnityに関する学外の勉強の場を提供し、何かイベントを開催した場合そのレポートを学校のブログ等で宣伝に活用して良い。ゲームジャムでは企業の人との実戦的なゲーム作りを経験できる、等でしょうか。
企業は利益を出すために活動しているので、崇高な目的さえあればノーリターンで何かしてもらえるという甘えは捨てましょう。ツテを頼ったとしてもその人の立場の分だけ信用度合いが上がるくらいの補正しかかからないものと考えましょう。
また、このレベルのイベントを開くのであれば、普段から地元の勉強会などには勉強以外のためにも積極的に参加しましょう。ぼくの時のように後ろ盾がない(当時会社に勤めておらずフリーだった)上に実績もなく若いと営業はかなりキツイです。 ぼくは大抵の場合、若いと勢いがあって良いと思われるか、信用できないと思われるかになると思っています。しかし、勉強会などの比較的カジュアルな場で知り合った方にはコワーキングスペースの貸し出し等、何かしら協力して頂ける場合が多かったように思います。ぼくの参加した勉強会の場合、そういった場に向かう方は別の勉強会の主催や運営をやっていた方が多かったので協力して頂けたのかな、という気もしています。あと当然ですが、ご協力いただいた方には逆に何か協力できることがあれば出来る限り報いるという気持ちでいましょう。

チーム分けをする

一定数以上の人が集まった場合、開催直前にはチーム分けをします。作品を完成させることが全てではありませんが、分け方を間違えるとそのチームは完成しない可能性が高くなるので重要です。
事前アンケートを取り、各チームに1人はメインPGやリーダー、デザイナーが所属するようにしたいです。また、日頃の勉強会で参加者がどのくらいできる方かを見たり、初参加の学生さんがいれば先生にどのような方か聞くなどしましょう。
しかし、チーム分けが万全になることは少なかったです。ドタキャンや、始まってみて均等になっていなかったことに気づく、ということがあり得るからです。
以上がゲームジャムなどを開いた時にしたことです。準備することが多いので、早めにやっておかないと休日が度々全て消えます。消えました。

最後に

ここまでゲームジャムを開くまでの過程を書きましたが、やったことだけを書き連ねると全てがうまく行ったように見えるかもしれません。しかし、初めてやったムービーハッカソンでは準備や情報共有が不足気味で運営メンバー等から心配されたり、その後も機材トラブルがあったり、初めての営業には失敗したりと色々失敗もしています。また、結構頻繁にオフラインイベント開催していましたがこのような無茶ができたのは運営メンバーに非常に恵まれていたからです。今同じことはできないと思います。
あと、大きいイベントだと、失敗はしなくてもあまりにしんどかったりして終わったあとは二度と開かんぞ!みたいなことを思ったこともありましたが、結局4回ほど開いてるんですよね。まあこれは楽しいから仕方ないのです。
勉強会を開きたいと思っている方の参考になると嬉しいです。もっと踏み込んだ話を聞いてみたいと思った方はぜひ Unity Connect で声かけてくださいー。

Tags:
Hiroki Miyada
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Comments
Hiroki Miyada
Staff
13 days ago
Other
@kenji ono ありがとうございますー。本当に当時はタイミングが良かったんだと思っています。ぼくも同じことはもうできないですねw @tamtam その感想だけで書いたかいがありました!
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tamtam
Staff
13 days ago
Community Evangelist - Marketer
いいまとめ!
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kenji ono
13 days ago
Videogame journalist / Videogame educator - Other
すごいですね!おつかれさまでした。自分はちょっと真似できないかも・・・
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